Objectif : rationaliser les outils de GTA

« Lors de ma prise de fonction chez Invivo, le groupe comptait 5 outils de gestion des temps différents, hérités des différentes fusions-acquisitions. La gestion des temps devenait complexe. C’est pourquoi, nous avons décidé de rationaliser la GTA en ne gardant que 2 outils : un pour la partie industrielle et un pour le siège.

Dans un premier temps, nous avons décidé d’équiper nos laboratoires, soit 150 utilisateurs, une mixité horaires à couvrir, une législation à respecter et différents métiers de plus en plus mobiles. Pour ce projet, nous avions besoin d‘un partenaire réactif et capable de déployer la solution rapidement. Nous avons choisi de faire appel à Alpha-3i car j’avais déjà travaillé avec eux auparavant. Et nous avons eu raison ! Toutes les phases de déploiement ont été concentrées sur deux mois, et le projet lancé en production. »

Des keys users au plus proche des besoins terrain

« Rapidité d’utilisation, intuitivité, stabilité et possibilité de personnalisation de la solution ont été autant d’atouts qui nous ont poussé à l’étendre à d’autres usines du groupe. Résultat : aujourd’hui, ce sont 31 sites en France qui sont équipés de la solution.

Pour les laboratoires, nous avons désormais une GTA plus poussée, permettant de compter les temps, de calculer l’annualisation des temps de travail et ainsi d’adapter les présences par rapport à nos pics d’activité. Sur les sites de production, nous avons remplacé les équipements obsolètes avec des systèmes de badgeuses numériques. Nous avons également installé des bornes pour que nos salariés puissent poser leurs congés de façon autonome sur la plateforme Alpha-3i.

Pour plus de réactivité et de souplesse, 5 key users ont été formés au sein du groupe pour devenir les interlocuteurs privilégiés de nos collaborateurs et leur apporter un support de premier niveau. »

Bénéfices

• Une gestion efficiente des temps et des activités
• Des outils accessibles pour les salariés en situation de mobilité
• Des managers libérés des tâches chronophages et sans valeur ajoutée
• Des key users formés pour apporter des réponses rapides aux sollicitations des utilisateurs

Au delà de la dématérialisation, des enjeux forts de mobilité

« Mais le projet ne s’est pas arrêté là ! Nous avons déployé cette année une solution optimale pour le siège. Aujourd’hui, plus de badgeage physique, les utilisateurs se connectent directement sur leurs ordinateurs, tablettes ou smartphones pour indiquer leurs temps de travail, leurs demandes de congés, leurs absences…

Alpha-3i a également su nous accompagner sur ce projet. Plus qu’un prestataire, c’est un véritable partenaire, qui sait nous challenger et nous apporter les conseils dont nous avons besoin. Nous pouvons compter sur leur réactivité et leur professionnalisme. De plus, une véritable synergie est née entre nous, notre consultant connaît parfaitement notre groupe et sait anticiper nos enjeux. »

La GTA : un élément primordial dans notre démarche d’amélioration continue

« Nous travaillons depuis 4 ans sur ce projet de dématérialisation de la gestion des temps au sein du groupe. Nous constatons de nombreux bénéfices, notamment en termes de rapidité de gestion des temps. Les managers retrouvent aujourd’hui leur rôle et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Grâce à une interface claire et intuitive, le contrôle des temps de travail est considérablement facilité : les managers reçoivent directement une notification en cas d’anomalie et peuvent réagir immédiatement.

Finalement, nous avons déployé un seul et même outil au lieu de 2 initialement prévus. Ce dernier nous a permis de considérablement améliorer notre organisation interne. »